Sebuah kantor pada umumnya memiliki desain interior yang hampir sama. Bahkan bisa dibilang banyak perusahaan dengan desain kantor yang membosankan dan terlalu kaku. Dengan pendekatan yang berbeda, desain kantor dirancang agar lebih minimalis, elegan dan unik. Salah satu tujuannya adalah untuk menunjang semangat kerja karyawan agar terhindar dari rasa bosan. Kerja didepan komputer memerlukan memerlukan suasana yang baik dan tidak membosankan. Mempunyai desain yang elegan dan berbeda dari desain lain tentunya akan meningkatkan semangat kerja menjadi lebih baik lagi.

Kadang saat bekerja kita suka jenuh dengan suasana ruangan kerja yang itu-itu saja, perabot kantor pun kian bertambah, dan memenuhi ruangan, sehingga ruangan tersebut tampak lebih sempit. Apa yang harus dilakukan? Adakah tips untuk membuat ruangan kerja agar terasa lebih luas??

Hal tersebut mungkin pernah dialami anda saat ini, ruang kerja yang sempit, akan bisa berdampak menurunkan semangat kerja, Apa solusinya?? Ada beberapa cara untuk membuat ruangan anda tampak lebih luas dan nyaman. Agar ruangan menjadi nyaman, hal pertama adalah rutinlah dalam membersihkan ruangan tersebut, dan ada baiknya perabot ruangan yang tidak terlalu perlu, lebih baik disimpan, atau buatlah cabinet yang berfungsi untuk menyimpan barang-barang tersebut, sehingga ruangan anda lebih rapi. Dan perhatikan juga sirkulasi udara ruangan tersebut.

Lingkungan kantor dan suasana kerja yang kondusif pun menjadi impian semua orang termasuk kelengkapan dan pemilihan furnitur. Desain tata ruang kantor harus dirancang sedemikian rupa agar nyaman dan fungsional karena sangat mempengaruhi keefektivitasan kerja para karyawan.

Apa Saja Pentingnya Desain Tata Ruang Kantor ?

1. Meningkatkan Semangat Kerja

Penelitian telah menunjukkan bahwa desain tata ruang kantor berdampak pada semangat kerja karyawan. Desain tata ruang tak hanya mengenai dekorasi dan fasilitas di setiap ruangan, namun juga hubungan antara para karyawan di sana dan lingkungannya. Hal ini disebut dengan ergonomi.

2. Mempengaruhi Keberhasilan Bisnis

Mungkin terdengar sepele, namun sebenarnya desain tata ruang kantor berdampak langsung pada tingkat keberhasilan bisnis. Semakin banyak orang yang senang bekerja di kantor dan perusahaan tersebut, maka akan semakin baik output yang dihasilkan. Hal ini tentu saja terhubung langsung ke faktor kesuksesan bisnis.

3. Proses Berjalannya Pekerjaan

Kini tak ada lagi pekerjaan yang dilakukan satu pihak, melainkan terhubung antara bagian atau divisi satu dengan lainnya secara tersturktur. Keadaan ini terpengaruh salah satunya karena faktor perkembangan teknologi yang juga berdampak pada penetapan jam kerja serta proses pengerjaan tugas.

4. Mengelola Perubahan

Bisnis sangat rentan untuk mengatasi tekanan perubahan pasar. Perubahan dalam internal perusahaan (baik fisik maupun tidak) adalah salah satu hal efektif yang perlu dilakukan untuk mengatasi tekanan tersebut. Mengubah penampilan tata ruang kantor secara tak langsung merancang kembali segala kebutuhan perusahaan.

5. Meningkatkan Produktivitas

Menggunakan ruang kantor secara efektif adalah hal yang penting ketika mendesain tata ruang karena tidak mengganggu kegiatan bekerja (sambil menyelam minum air).

6. Memfasilitasi Pengawasan

Desain tata ruang yang dirancang dengan posisi meja kerja karyawan dan manajer/supervisor yang saling berdekatan membuat kedua belah pihak dapat dengan mudah membahas pekerjaan. Komunikasi yang dilakukan pun lebih efektif dan tak memakan waktu.

7. Efektif Menggunakan Peralatan

Mendesain peralatan dan fasilitas kantor dengan efektif sangat diperlukan agar tidak digunakan secara berlebihan. Melengkapi ruangan dengan peralatan yang tepat akan mempermudah pekerjaan.

Prinsip Tata Ruang Kantor

Prinsip utama di balik desain tata ruang kantor adalah menjadikan ruangan dengan cara yang ekonomis sehingga tujuan dan sasaran organisasi atau bisnis dicapai. Tempat dan ruang bekerja juga harus dilengkapi dengan peralatan yang mendukung pekerjaan karyawan.

1. Pencahayaan Alami

Merancang desain tata ruang kantor yang menghadap Utara atau Timur lebih banyak mendapat pencahayaan alami. Cara ini juga akan menghemat pemakaian listrik.

2. Penempatan Komputer

Meja dan komputer harus ditempatkan dengan baik sehingga karyawan yang duduk lama tidak menyakiti punggung dan pinggang mereka. Jangan menghadapkan ke jendela karena akan mengganggu penglihatan karyawan ketika menggunakan komputer.

3. Meja Kerja

Pastikan meja dan kursi karyawan tidak saling menghadap satu sama lain karena bisa mengganggu pekerjaan masing-masing. Karyawan bisa merasa terganggu sehingga menghambat pekerjaan yang mereka lakukan.

4. Arus/Proses Kerja

Desain ruang kerja akan terimitasi ketika urutan kerja untuk pengerjaan tugas juga sedang dilakukan. Karyawan yang harus berpindah ke banyak ruangan untuk menyelesaikan tugasnya akan membuat frustrasi dan berdampak buruk bagi hasil output.

5. Kenyamanan

Hal terpenting dalam aspek desain tata ruang kantor adalah tampilannya yang menyenangkan hati. Walaupun faktor fungsi juga penting, namun kesenangan dan kepuasan karyawan juga patut dipertimbangkan dan diutamakan. Ruangan harus bisa dimanfaatkan secara optimal.

6. Penyediaan Alat

Tugas akan lebih mudah dan cepat diselesaikan jika didukung dengan alat dan fasilitas yang memadai. Tempat kerja harus memiliki luas yang cukup untuk mengakomodasi semua data, surat dan dokumen yang diperlukan. Letakkan mesin fotokopi dan printer dengan meja karyawan agar tidak membuang waktu jika ingin menggunakannya.

7. Pengelompokan

Menempatkan divisi yang saling terkait dalam jarak dekat akan mengurangi pemborosan waktu. Dengan cara ini, setiap karyawan dapat bertukar pikiran dan berkomunikasi dengan mudah dan efisien.

8. Buat Ruangan Privat

Sering kali, pemilik perusahaan atau atasan membutuhkan ruangan khusus untuk membicarakan hal tertentu secara privat dengan karyawan. Misalnya saja kontrak kerja, proyek tertentu, meeting khusus dan kegiatan lainnya yang membutuhkan konsentrasi terpusat. Oleh karenanya dibutuhkan cubicle (bilik) yang memisahkan meja atau ruangan satu dengan yang lainnya.

9. Ruang Formal dan Informal

Karyawan butuh waktu untuk beristirahat sejenak dari pekerjaannya di kantor. Karena itu akan lebih baik jika terdapat ruang komunal yang terletak dekat meja kerja. Ruang informal seperti ini sering kali dibangun untuk mengakomodasi banyak orang selama waktu istirahat. Ruang ini juga bisa digunakan untuk meeting atau konferensi.

10. Keamanan

Pentingnya informasi tertentu pada lingkup bisnis setiap perusahaan membuat harus ditingkatkannya keamanan dan norma dalam pengolahan dan penataan desain tata ruang. Hal ini harus dilakukan terutama untuk tempat penyimpanan data rahasia yang berada jauh dari ruang kerja utama.

11. Mengurangi Resiko

Proses perancangan desain tata ruang harus termasuk pengurangan resiko kecelakaan. Pastikan penempatan kabel, meja, kursi, lemari dan barang-barang lainnya aman agar memberikan kondisi kerja yang aman.

12. Mengurangi Jarak

Selain mempertimbangkan jarak antara ruang kerja satu dan lainnya, pikirkan juga mengenai ruang yang dibutuhkan untuk berjalan dan membawa sesuatu yang masing-masing memerlukan waktu dan yang berbeda. Oleh karenanya coba kurangi ruang jarak untuk meminimalkan waktu dan energi.